Einführung einer "Clean-Desk" -Richtlinie für aufgeräumte Arbeitsplätze

In den letzten Jahren wurden unterschiedliche Argumente für und wider eine Clean-Desk-Richtlinie am Arbeitsplatz vorgebracht.

Manche Menschen finden, dass diese die Kreativität unterdrückt und den Arbeitsplatz entpersonalisiert.

Andere sagen, dass sie für Außenstehende einen Eindruck von Kompetenz hinterlässt und Arbeitnehmern dabei hilft, sich organisierter zu fühlen.

Kürzlich hat sie den „Daumen hoch“ bekommen, weil sie ‚Hot Desking‘ ermöglicht, d. h. die Verwendung von Schreibtischen je nach Bedarf anstelle der Zuweisung von permanenten Arbeitsplätzen an individuelle Mitarbeiter.

Aber der wichtigste Grund für eine Clean-Desk-Richtlinie ist heutzutage die Informationssicherheit – und dies lässt sich nicht abstreiten.

Per Definition legt eine Clean-Desk-Richtlinie fest, wie Arbeitnehmer Ihren Arbeitsplatz in ihrer Abwesenheit hinterlassen sollten. Sensible Informationen müssen zu jeder Zeit vor Personen geschützt werden, die vorbeikommen könnten, einschließlich anderen Arbeitnehmern, Reinigungspersonal und Bürobesuchern.

Arbeitsplätze sollten frei von allen Unterlagen sein, insbesondere, wenn diese sensible Informationen wie persönliche Angaben, Kontonummern und geschäftlich sensible Daten enthalten, sowie frei von allen anderen nicht wesentlichen Dokumenten und Notizen (einschließlich der allgegenwärtigen Post-Its – warum haben Menschen in diesem digitalen Zeitalter noch so eine starke Bindung daran?!) Die Richtlinie sollte auch auf sensible Informationen auf Computern angewandt werden.

In der Praxis ist eine Clean-Desk-Richtlinie eine der einfachsten Arten, sensible Informationen zu schützen und das Risiko eines Datenschutzverstoßes sowie von Identitätsdiebstahl zu vermindern.

Eine Clean-Desk-Richtlinie hilft Unternehmen auch dabei, Informationssicherheitsverordnungen einschließlich des Datenschutzgesetzes einzuhalten.

Hier sind einige der wichtigsten Maßnahmen bei der Einführung einer Clean-Desk-Richtlinie:

1. Verschriftlichen Sie die Richtlinie und verteilen Sie Kopien an alle Arbeitnehmer.
2. Stellen Sie sicher, dass Zustimmung auf der Führungsebene besteht. Das Führungsteam muss die Richtlinie einhalten und befürworten.
3. Erklären Sie genau, was von Arbeitnehmern erwartet wird. Beispielsweise müssen bei Abwesenheit alle sensiblen Informationen von der Arbeitsplatzoberfläche entfernt und abgelegt oder verschlossen werden; außerdem muss der passwortgeschützte Bildschirmschoner des Computers eingeschaltet werden.
4. Machen Sie die Richtlinie zu einem Teil des Arbeitstages. Empfehlen Sie, dass Arbeitnehmer den Tag damit beginnen, für ihre unmittelbare Arbeit benötigte Unterlagen zu planen und zu organisieren. Wenn ein Arbeitnehmer an einem Meeting teilnehmen muss oder eine Pause macht, sollte zunächst eine schnelle Überprüfung stattfinden, ob sich sensible Informationen auf dem Schreibtisch befinden – diese sollten gesichert werden. Hinterlassen Sie am Ende des Tages immer einen aufgeräumten Arbeitsplatz.
5. Arbeitnehmern sollten Tools für einen aufgeräumten Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden. Statten Sie Schreibtische mit abschließbaren Schubladen aus oder stellen Sie kleine, abschließbare Aufbewahrungskästen zur Verfügung, damit Arbeitnehmer ausgedruckte Dokumente, die möglicherweise vertrauliche Daten enthalten, wegschließen können.
6. Fördern Sie die Nutzung von elektronischen anstelle von Papierdokumenten, wenn möglich. Ein regelmäßiges Backup-System zur sicheren elektronischen Dokumentenverwaltung sollte bestehen.
7. Erleichtern Sie es Arbeitnehmern, ihre Arbeitsplätze papierfrei zu halten, indem Sie für die Dokumentenentsorgung mit einem Dokumentvernichtungsunternehmen zusammenarbeiten. Verschlossene Konsolen sollten an geeigneten Orten im Büro platziert werden und Unterlagen sollten auf regelmäßiger Basis vernichtet werden. Erinnern Sie Arbeitnehmer, dass sensible Dokumente niemals in die Abfall- oder Recyclingtonne entsorgt werden sollten.
8. Sorgen Sie für freundliche Erinnerungen. Beispielsweise könnten Sie E-Mail-Signaturen einen Satz wie ‚Bitte denken Sie an die Umwelt, bevor Sie diese E-Mail ausdrucken‘ hinzufügen. Hängen Sie Erinnerungsschilder in zentralen Bereichen des Büros auf. Verteilen Sie Tischkarten mit einer Erinnerung an die Richtlinie.
9. Teilen Sie die Kontrolle von Bürobereichen einem oder mehreren Arbeitnehmern zu. Es sollte Konsequenzen für die Nichteinhaltung der Richtlinie geben!

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Informationssicherheit in Ihrem Büro mit einer Clean-Desk-Richtlinie erhöhen können.