September 10, 2024
5 Gründe, eine Clean-Desk-Policy in Ihrem Unternehmen einzuführen
Nicht alle Mitarbeiter halten eine Clean Desk Policy für eine gute Idee.
Vor allem jene Berufsgruppen, deren Arbeitsgebiete ein gewisses Maß an Kreativität oder kreativem Denken verlangen, berufen sich häufig auf Studien, aus denen hervorgeht, dass sich eine Arbeitsumgebung, die zu viel Wert auf Ordnung legt, durchaus negativ auf die Kreativität der Angestellten auswirken kann.
Die Sicherheitsfachleute hingegen verweisen auf Statistiken, die das Risiko einer Sicherheitslücke darstellen sowie das immer größer werdende Ausmaß der Schäden und bestehen darauf, wie hilfreich in diesem Zusammenhang ein Clean-Desk-Arbeitzplatz sein kann.
Priorität muss hier natürlich die Sicherheit haben. Umso besser, dass eine Clean-Desk-Policy für jedermann in einem Unternehmen Vorteile mit sich bringt.
Sie wird mitunter auch Clear-Desk-Policy genannt und leitet sämtliche Angestellte dazu an, keine Unterlagen oder Aktenordner auf ihren Schreibtischen zu stapeln. Besonders vertrauliche Unternehmensdaten, Notizen, Post-its etc. dürfen keinesfalls frei herumliegen. Am Ende des Arbeitstags müssen alle Computer – die zusätzlich passwortgeschützt sein müssen – heruntergefahren werden. An einem Clean-Desk-Arbeitsplatz sind sämtliche Unterlagen und mobile Speichermedien sicher zu verwahren.
Eine Clean-Desk-Policy bringt Vorteile für jedermann
1. Sicherheit gegen Datendiebstahl
Eine Clean-Desk-Policy schützt vertrauliche Informationen vor neugierigen Blicken und davor, von Betrügern oder anderen Kriminellen aus dem Unternehmen selbst gestohlen zu werden. Damit reduziert sich bereits das Risiko für Datendiebstahl, Betrug am Arbeitsplatz oder für eine Sicherheitslücke. Außerdem erfüllt diese Clean-Desk-Policy auch die grundlegenden Anforderungen der Datenschutzgesetze.
2. Personalmanagement
Eine Entrümpelung dient u. a. als produktivitätssteigernde Strategie für Informations-Management. Laut einer Studie verbringen Mitarbeiter im Durchschnitt bis zu 2 Stunden täglich mit der Suche nach Informationen. Das ist eine ziemliche Ablenkung, die die Produktivität mindert und die Ergebnisse behindert.
3. Kreative Köpfe und "Hot Desking"
Die Clean-Desk-Policy ist Teil einer Arbeitswelt, die sich ständig weiterentwickelt. Heute zählen dazu immer mehr mobile Geräte, weniger strenge örtliche Grenzen sowie flexible Zeitmodelle. Das "Hot Desking", eine neue Organisationsform für moderne Büros, basiert praktisch auf einer Clean-Desk-Policy. Anstatt fix zugeteilten Arbeitsplätzen besteht das Büro aus einem Open Space mit leeren Tischen; jeder nimmt dort Platz, wo es ihm gefällt. Gerade kreative Köpfe, die weniger strenge Ordnung auf dem Arbeitsplatz suchen, können flexible Zeitmodelle in Anspruch nehmen und vom Home Office aus arbeiten.
4. Management und Informationssicherheit
Das Aufräumen der Schreibtische am Ende des Arbeitstags ist der zentrale Bestandteil dieser Richtlinie. Angestellte sollten jedoch auch darauf sensibilisiert werden, den ganzen Tag über sehr bewusst mit dem Thema Informationssicherheit umzugehen. Wenn sie ihren Schreibtisch auch nur für ein ganz kurzes Meeting verlassen, so müssen sie alle vertraulichen Informationen wegräumen. Ein Clean-Desk-Arbeitsplatz trägt laut der Schulungsorganisation SANS Institute maßgeblich dazu bei, dass die Angestellten ein Gefühl für Informationssicherheit entwickeln. Sie unterstützt eine Unternehmenskultur, die im Zeichen der Sicherheit steht. Eine Unternehmenskultur, die alle Unternehmen anstreben sollten.
5. Umwelt und Aktenvernichtung
Auch mit nachhaltigen Management-Strategien geht die Clean-Desk-Policy einher. Sie setzt auf digitale Versionen von Unterlagen – der Papierverbrauch wird reduziert. Digitale Dokumente sind viel leichter zu finden. Außerdem können diese nicht so einfach von Betrügern oder Datendieben gestohlen werden. Ein Clean-Desk-Arbeitsplatz unterstützt zudem ein Aktenvernichtungsprogramm, das zusammen mit einem Experten auf diesem Gebiet ausgearbeitet wird. Eine sichere Kontrollkette mit verschlossenen Konsolen sowie das Schreddern vor Ort bzw. wahlweise auch extern sollten dabei im Angebot des Partnerunternehmens inkludiert sein.
Lesen Sie mehr darüber, wie ein Partnerunternehmen für Aktenvernichtung vertrauliche Informationen ebenso schützt wie die Umwelt mit Hilfe einer sicheren Document-Management-Policy. Bitte kontaktieren Sie uns für einen Kostenvoranschlag oder einen Sicherheitsrisiko-Check. Wir sind für viele Industrien tätig und können Ihnen bei all Ihren Aktenvernichtungsanforderungen helfen. Weitere Tipps zur Clean-Desk-Politik finden Sie hier.
