Ist Ihr Informationsvernichtung-Prozess sicher? Vertrauliche dokumente entsorgen

Jeder weiß, dass personenbezogene Informationen „sensibel“ sind. Vertrauliche Informationen bedeuten jedoch auch ein großes Sicherheitsrisiko, vor allem wenn sie  in die falschen Hände gelangen. Um den Arbeitsplatz sicher zu halten, empfehlen Experten einen professionellen Aktenvernichtungs- Dienstleister.

Statistiken zeigen, dass Büroangestellte immer noch über 10.000 Blatt Papier pro Jahr verwenden. Wichtig dabei ist, dass Unternehmen vertrauliche Informationen, von der Erstellung bis zur Vernichtung der Dokumente, sichern sollten. Sowohl Akten in Papierform als auch Datenträger, wie zum Beispiel Festplatten.

Während eine hauseigene  Aktenvernichtung über einen eigenen Schredder eine Option ist, sind Unternehmen in einer früheren Ponemon-Studie der Meinung, dass es effizienter ist, eine externe Firma zu beauftragen, um den Vernichtungsprozess durchzuführen. Handelsübliche Aktenschredder vernichten in der Regel das Papier in Streifenform, dadurch kann jedoch das vernichtete Dokument problemlos wiederhergestellt werden. Der Vernichtungsprozess selbst ist jedoch zeitaufwändig. Heftklammern und Clips müssen vorher entfernt werden, bevor das Papier per Hand in den Aktenschredder eingeworfen werden kann. Bei den Kosten der hauseigenen Aktenvernichtung sollte berücksichtigt werden, dass eine potenzielle Erhöhung des internen Betrugsrisikos entstehen könnte, wodurch diese Kosten erheblich steigen.

Wie stellt man fest, welches Aktenvernichtungsunternehmen ein vertrauenswürdiger und zuverlässiger Dienstleister ist?

1. Erfahrung in der Datenvernichtung

Das Unternehmen verfügt über eine lange Erfolgshistorie in lokalen und sicheren Datenvernichtungslösungen.

2. Vernichtungsgeräte

Die industrielle Querschnitts-Zerkleinerungs-Technologie verwandelt das Papier in konfettiartige Stücke in verschiedenen Größen. Die gewünschte Sicherheitsstufe kann erreicht werden.

3. Kontrollkette

Es gibt eine klare Kontrollkette. Verschließbare Konsolen, in verschiedenen Modellen und Größen für die Sammlung und den Schutz von Dokumenten, die vernichtet werden müssen, können zur Verfügung gestellt werden. Ausgebildete Sicherheitsfachleute kümmern sich um das sichere Vernichten Ihrer Dokumente.

4. Maßgeschneiderte Dokumentenvernichtung

Die Dienstleistungen orientieren sich an die individuellen Bedürfnisse und Problematiken jedes Unternehmens. Ihre Optionen beinhalten eine vor Ort- oder stationäre-Vernichtung sowie eine flexible Planung für Bequemlichkeit und Praktikabilität.

5. Compliance, Gesetze und Vorschriften

Die Unternehmen aus verschiedenen Branchen bleiben hinsichtlich Datenschutzgesetzen und Regulierungsänderungen auf dem Laufenden. Der Aktenvernichtungs-Dienstleister unterstützt die Unternehmen auch bei Compliance-Anforderungen. Fast die Hälfte der Befragten Unternehmen aus der Ponemon-Studie waren der Meinung, dass Aktenvernichtungs-Dienstleister dafür Sorge tragen, dass sie mit den gesetzlichen Auflagen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang sind und sich keine Sorgen machen müssen.

6. Datenträgervernichtung

Festplatten und e-media Vernichtungen werden angeboten. “Das Vernichten von digitalen Informationen ist genauso wichtig wie die Papiervernichtung", sagte Informationssicherheitsforum (ISF) Geschäftsführer Steve Durbin in einem kürzlich erschienenen CIO.com-Artikel. Alles, was Daten enthält - elektronische Medien, veraltete Festplatten, mobile Geräte - müssen geschützt werden.

7. Support services

Die sichere Informationsverarbeitung ist eine Priorität und ergänzt eine umfassende Informationsmanagementstrategie. Dies beinhaltet eine Shred-it all Policy, so dass alle Dokumente, die Sie nicht mehr benötigen, sicher vernichtet werden. Es reicht nicht nur Mitarbeiter auf Informationssicherheitsverantwortung aufmerksam zu machen. Durbin sagt, die Antwort besteht darin, positives Informationssicherheitsverhalten zu implementieren, das dazu führt, dass die Mitarbeiter "Verhaltensweisen und Gewohnheiten" bezüglich Datenschutz entwickeln und sich einprägen.

8. Umweltschutz & Recycling

Nachdem die Dokumente vernichtet wurden, wird das vernichtete Papier zu 100% recycelt.

9. Das Zertifikat ist ein Beweis für die Vernichtung

Der Aktenvernichtungsdienstleister erstellt nach jeder Vernichtung ein Vernichtungszertifikat. Dies ist eine permanente Dokumentation für offizielle Anforderungen. Mit dem hauseigenen oder Büro Aktenvernichter, gibt es keine offizielle Dokumentation.

Um Ihre Organisation besser zu schützen, implementieren Sie eine sichere Dokumentenmanagement-Richtlinie.