Arbeiten mit Shred-it: sichere Wiederverwertung von Papierdokumenten

Haben Sie an Ihrem Arbeitsplatz bereits die sichere Wiederverwertung von Papierdokumenten eingeführt?  

Initiativen zur allgemeinen Wiederverwertung von Papier sind in aller Munde, hinsichtlich der sicheren Wiederverwertung besteht jedoch meist Optimierungspotential. Laut Aussage des internationalen Rats der Forst- und Papierindustrie (ICFPA) bewegt sich der Prozentsatz wiederverwerteten Papiers weltweit zwischen 58 und 75 %.

Heute spielt jedoch auch die Informationssicherheit eine wesentliche Rolle für den Umgang mit Papierdokumenten. Diese Entwicklung bedeutet, dass viele große und kleine Unternehmen ihre Strategie für Papierunterlagen dringend überdenken sollten.

Diverse Recycling-Vorhaben wurden bereits an den meisten Stellen einwandfrei umgesetzt. Doch weitere Initiativen, wie beispielsweise die Clean-Desk-Policy, können die Umweltfreundlichkeit eines Unternehmens sogar noch steigern.

Zum Schutz vertraulicher Daten müssen Unternehmen außerdem noch weitere Faktoren berücksichtigen.

Nachfolgend ein paar Gedanken dazu, wie der herkömmliche Entsorgungsprozess für Papierdokumente verbessert werden kann – inklusive Fokus auf Informationssicherheit, sichere Verwertung und Umweltschutz!

Die Erstellung von Dokumenten

Bisher: Der Wunsch danach, weniger Papier zu verwenden, führte zu sogenannten „grünen“, umweltfreundlichen Strategien – Informationen werden möglichst digitalisiert, Papier wird beidseitig bedruckt, etc. Manche Unterlagen müssen jedoch nach wie vor gedruckt werden. Sobald diese nicht mehr benötigt werden, wirft man sie ganz im Sinne der herkömmlichen Denkweise häufig einfach in den Abfalleimer.

Sichere Wiederverwertung:  Ein Unternehmen, das auf Sicherheit Wert legt, verfügt über eine Document-Management-Policy. Somit werden vertrauliche Daten vom Zeitpunkt der Erstellung eines Dokuments bis hin zu dessen Vernichtung geschützt. Die Anforderungen dafür stammen aus Datenschutzgesetzen und lauten, dass vertrauliche Informationen sicher vernichtet werden müssen, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. In der Praxis sensibilisiert diese Richtlinie auch die Angestellten eines Unternehmens, wie wichtig es ist, Informationen zu schützen.

Entsorgung für Aktenvernichtung

Bisher: Traditionell werden Papierunterlagen einfach in offene Abfalleimer geworfen, die überall auf dem Arbeitsplatz aufgestellt werden. Diese Abfalleimer erhöhen jedoch das Risiko einer Sicherheitslücke, denn Dokumente sind ganz leicht einsehbar und können problemlos entwendet werden – sei es von internen Betrügern oder von externen Kriminellen.

Sichere Wiederverwertung: Der richtige Partner für Aktenvernichtung stellt verschlossene Konsolen auf. Sobald ein Papierdokument nicht länger benötigt wird, wird es in diesen Konsolen entsorgt. Wurde das Papier einmal eingeworfen, kann es nicht wieder herausgeholt werden. Zusätzlich dazu empfiehlt sich die Shred-it all-Policy. Damit liegt die Entscheidung darüber, welche Information vertraulich ist, nicht länger bei den Angestellten, sondern es werden sämtliche Papierunterlagen zur sicheren Vernichtung entsorgt, sobald diese nicht länger benötigt werden.

Abfallsammlung

Bisher: In herkömmlichen Entsorgungsprozessen werden Abfalleimer in größeren Containern entleert, welche häufig im Außenbereich stehen. Damit kann jeder Datendieb auf die darin befindlichen Unterlagen zugreifen.

Sichere Wiederverwertung: Je nach vereinbarter Regelmäßigkeit kommen Fachleute für Informationssicherheit in den Betrieb, entleeren die Konsolen und transportieren den Inhalt ab, damit sämtliche Unterlagen sicher vernichtet werden können.  

Vernichtung Akten/Dokumente

Bisher: Papierunterlagen werden in Lastwägen zu einer Recyclinganlage gebracht. Auf der gesamten Transportstrecke sind sämtliche Unterlagen jederzeit zugänglich. In der Recyclinganlage werden die Unterlagen dann von beliebigen Mitarbeitern sortiert. Irgendwann werden die Dokumente dann wahrscheinlich durch den Recyclingprozess vernichtet. Es gibt jedoch weder eine garantierte Zeit dafür, noch eine Vernichtungsbestätigung.

Sichere Wiederverwertung: Ein Spezialist für Aktenvernichtung hingegen verfügt über einen sicheren Aktenvernichtungsprozess und verwendet industrielle Aktenvernichtungsanlagen. Erst danach wird das geschredderte Papier gebündelt und für die Wiederverwertung einem Papierwerk zugeführt. Nach jeder Vernichtung wird ein Vernichtungszertifikat ausgestellt.     

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