Sicheres Recycling mit Shred-it: Unser Lebenszyklus der Aktenvernichtung

Der Schutz privater Informationen war für Unternehmen noch nie so wichtig. Der Schutz vertraulicher Daten trägt nicht nur dazu bei, die Wahrscheinlichkeit eines Datenverstoßes in einem Unternehmen zu verringern, sondern kann auch dazu beitragen, Vertrauen bei Mitarbeitern und Kunden aufzubauen und aufrechtzuerhalten. 
 
Einige Organisationen entscheiden sich dafür, vertrauliche Dokumente in einer herkömmlichen Wertstofftonne zu entsorgen. Während diese Behälter eine umweltfreundliche Entsorgungsoption sein können, lassen sie auch vertrauliche Informationen ungeschützt und gefährdet, und schaffen so eine Brutstätte für Kriminalität. Viele Tools zur Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten lassen Informationen ungeschützt, was ein Katalysator für die 56 % der Europäer ist, die zwischen 2018 und 2020 irgendeine Art von Betrug erlebt haben, und ein weiteres Drittel von ihnen beklagten, Opfer von Identitätsdiebstahl geworden zu sein.
 
Um diese Risiken besser zu verstehen, ist es wichtig, den Lebenszyklus eines Dokuments zu kennen, das über eine herkömmliche Wertstofftonne entsorgt wird, im Vergleich zum sicheren Aktenvernichtungsprozess mit Shred-it. 
 

Schwachstellen der traditionellen Dokumentenentsorgung

Nahezu jeder Punkt im traditionellen Wertstofftonnen-Prozess birgt das potenzielle Risiko, vertrauliche Informationen preiszugeben.

Nachfolgend sind die fünf Bereiche aufgeführt, in denen Schwachstellen vorhanden sein können:
 

1. Wertstofftonne: Sobald Mitarbeiter mit der Verwendung vertraulicher Dokumente fertig sind, werfen sie diese in den nächsten Papierkorb. Dadurch wird der Inhalt der Dokumente möglicherweise allen im Büro zugänglich gemacht, einschließlich Besuchern und anderen, die keine sensiblen Informationen einsehen dürfen. 

1. Müllsäck: recycelte Dokumente werden in großen Plastiksäcken oder -behältern gesammelt, die möglicherweise vertrauliche Informationen für jeden im Bürogebäude offenlegen können. Viele Unternehmen verstehen möglicherweise nicht, dass das Offenlegen dieser Dinge ein potenzielles Risiko darstellen kann. Vertrauliche Informationen sind nicht sicher, wenn Personen innerhalb oder außerhalb einer Organisation ohne Erlaubnis darauf zugreifen können. 

1. Wertstofftonnen im Freien: Als Nächstesbefördert der Hausmeister die entsorgten Dokumente zur Abholung in Wertstofftonnen im Freien, sodass Personen außerhalb des Gebäudes Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten. Diese Mülltonnen im Freien sind oft weder verschlossen noch genau überwacht, was es Kriminellen einfach macht, an entsorgte Dokumente zu gelangen. 

1. LKW: Recyclingfirmen laden die unversehrten Dokumente dann auf einen LKW für den Transport zur Sortieranlage. Dies bietet nachgelagerten Dienstleistern wie Recyclingarbeitern, LKW-Fahrern und anderen die Möglichkeit, uneingeschränkten Zugriff auf vertrauliche Informationen zu erhalten.

1. Sortieranlage: Schließlich werden die Dokumente an die Sortieranlage geliefert, wo Mitarbeiter und Freiwillige sie sortieren und für das Recycling vorbereiten. Diese Mitarbeiter und Freiwilligen können leicht alle sensiblen Informationen lesen, teilen und stehlen, die möglicherweise in den Dokumenten enthalten sind. 

Schließlich recycelt die Einrichtung diese Dokumente, aber die Unternehmen haben keinen schriftlichen Beweis dafür, wann und wo ihre sicheren Dokumente zerstört wurden. Während der „Wertstofftonnen“-Prozess der Umwelt zugute kommt, werden immer wieder vertrauliche Informationen preisgegeben, wodurch ein Datenschutzverstoß riskiert wird. Diese fünf Schwachstellen unterstreichen die Bedeutung der Aktenvernichtung und der Einrichtung geeigneter Verfahren zur Aktenvernichtung.
 

Sichere Entsorgung von vertraulichen Informationen

Wir haben den Datenverwaltungs-Schredderprozess von Shred-it unter Berücksichtigung der fünf Schwachstellen entwickelt, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen von dem Moment an, in dem ein Dokument weggeworfen wird, bis zu dem Moment, in dem es recycelt wird, sicher bleiben. Unser Prozess umfasst drei einfache Schritte:
 

1. Mitarbeiter werfen ihre vertraulichen Dokumente in einen sicheren Shred-it-Behälter. Im Gegensatz zum traditionellen Dokumentenentsorgungsprozess, bei dem jede Person im Büro die in Papierkörben weggeworfenen Dokumente einsehen und mitnehmen kann, sind die Shred-it-Sicherheitsbehälter verschlossen und haben einen abgeschrägten Schlitz, um den Zugriff auf entsorgte Dokumente zu verhindern.

1. Unser professionelles Team leert die Behälter und schreddert alle Unterlagen. Der Zweck der Aktenvernichtung besteht darin, zum Schutz vor unbefugtem Zugriff auf geschützte Informationen beizutragen. In einem traditionellen Dokumentenentsorgungsprozess können Kriminelle vertrauliche Dokumente stehlen, selbst wenn sie manuell zerrissen wurden, aber das Schreddern kann dazu beitragen, Dokumente nahezu unlesbar zu machen. Shred-it vernichtet Dokumente sicher mit der neuesten Cross-Cut-Technologie, und Ihre Organisation kann die Aktenvernichtung vor Ort oder in einer sicheren Aktenvernichtungsanlage veranlassen, wo die Dokumente innerhalb von 48 Stunden nach Ankunft vernichtet werden.

1. Schließlich liefert unser Team die geschredderten vertraulichen Dokumente zum Recycling an eine Papierfabrik. Unsere Kunden profitieren von den Umweltvorteilen der Wertstofftonne, ohne auf Datensicherheit verzichten zu müssen.

Schützen Sie Ihre Daten mit Shred-it

Bei der vertraulichen Entsorgung von Dokumenten geht es nicht nur darum, nicht mehr benötigten Papierabfall zu beseitigen – es geht auch darum, Ihre Beziehung zu Ihren Kunden, Mitarbeitern, Partnern und der Gemeinschaft zu schützen. Ordnungsgemäße Richtlinien und Verfahren zur Aktenvernichtung schützen Ihr Unternehmen vor den vielen Risiken der traditionellen Dokumentenentsorgung.
 
Wir befolgen ein sechsstufiges Sicherheitsprotokoll, um vertrauliche Informationen bei jedem Schritt zu schützen. Wir verlangen an jedem Berührungspunkt einen Barcode-Scan, um unsere CoC nachzuverfolgen, und unsere Mitarbeiter haben die Bezeichnung Certified Information Security Professional. Dies bedeutet, dass sie strenge Schulungen durchlaufen, um zu lernen, wie vertrauliche Informationen geschützt werden.
 
Unsere Flotten werden per GPS verfolgt, damit wir wissen, wo sich Ihre Dokumente befinden, und wir verschließen unsere Container und Lastwagen, um die Informationen während des Transports zu schützen. Unsere sicheren, überwachten Einrichtungen schützen Ihre Informationen bevor sie vernichtet werden. Wenn der Prozess abgeschlossen ist, stellen wir unseren Kunden ein Vernichtungszertifikat aus, um zu garantieren, dass wir Ihre Dokumente vernichtet und recycelt haben.
 
Mit Shred-it können Sie sicher sein, dass Ihre Informationen bei jedem Schritt des Prozesses sicher sind und dass Sie Ihren Teil zum Schutz der Umwelt beitragen. Im Jahr 2021 haben wir weltweit 1,1 Milliarden Pfund Papier sicher geschreddert und recycelt. Dies entspricht 9 Millionen eingesparten Bäumen und 1,65 Kubikmeter eingesparter Deponiefläche.

Erfahren Sie mehr über unseren sicheren Dokumentenentsorgungsprozess und sichere Optionen zur Aktenvernichtung, die Ihren Anforderungen entsprechen – egal, ob Sie ein kleines bis mittleres Unternehmen oder ein größeres Unternehmen führen. Kontaktieren Sie uns.