Datenschutz im Büro: 10 alltägliche Büro-Routinen, die für Ihre vertraulichen Informationen ein Risiko darstellen

Im vergangenen Jahr (2023) wurden beinahe 1,4 8,2 Milliarden Datensätze durch Angriffe gefährdet. Diese Zahl steigt von Jahr zu Jahr. Das bedeutet, dass jeden Tag mehr als 4400 Cyberangriffe stattfinden.

Natürlich sind technologische Hilfsmittel unabdinglich zum Schutz vertraulicher Daten, doch Sicherheitsexperten appellieren an jeden einzelnen und fordern ein Umdenken in den Köpfen: die Bedeutung von Datensicherheit muss allen ein Begriff sein und der Datenschutz im Büro ist ein guter Ansatzpunkt dafür.

10 bedenkliche Büro-Routinen, die sich ändern müssen um den Datenschutz im Büro zu gewährleisten

1. Den Schreibtisch vor Feierabend nicht aufräumen

Ein Arbeitsplatz, auf dem alles herumliegt, bietet keinen Schutz für vertrauliche Informationen im Büro, die sich gewiss in diversen Akten oder Notizen finden werden. Eine Clean-Desk-Policy verlangt aufgeräumte Schreibtische, Bildschirme und Anschlagtafeln. Um den Datenschutz im Büro zu gewährleisten, müssen vertrauliche Daten stets sicher unter Verschluss aufbewahrt werden.

2. Ohne persönliche Sicherheitsvorkehrungen in der Öffentlichkeit am Laptop arbeiten 

Informationsdiebe sind häufig Opportunisten, sie nutzen die Gunst der Stunde. Der verstohlene Blick über die Schultern auf Unterlagen oder Bildschirme, das verlockende Mobiltelefon oder die Akte, die sich einfach entwenden lassen. Regelmäßige Schulungen zum Datenschutz im Büro sollten Mitarbeiter auf diese Gefahren aufmerksam machen. Sämtliche Geräte müssen mit Sichtschutz und geeigneten Passwörtern versehen werden. In öffentlichen Bereichen dürfen sie außerdem nie unbeaufsichtigt bleiben.

3. Nicht mehr benötigte Dokumente einfach in den Altpapiercontainer werfen

Recycling ist sehr wichtig, aber vertrauliche Dokumente müssen zuerst sicher vernichtet werden, um die enthaltenen Informationen vor Diebstahl zu schützen. Holen Sie sich einen Experten für Aktenvernichtung an Bord, der über eine sichere Kontrollkette verfügt. Verwenden Sie außerdem eine Shred-it-All Policy, damit sämtliche Unterlagen vor Ihrer Wiederverwertung sicher vernichtet werden.

4. Planlos Dokumente ausdrucken

Viele Sicherheitsverletzungen in Büros lassen sich auf unsichere Drucker oder Multifunktionsgeräte zurückführen. Eines der daraus resultierenden Sicherheitsrisiken sind Dokumente, die dort einfach unbeaufsichtigt liegen gelassen werden. Für den Datenschutz in Büros verwenden Sie sicheres Pull-Printing oder Personal Printing, bei dem die Druckausgabe erst erfolgt, wenn sich der Anwender am Drucker authentifiziert hat.

5. Alte Geräte herumliegen lassen

Das Ansammeln von alten Computern stellt ein hohes Sicherheitsrisiko dar, denn vertrauliche Informationen bleiben auf den Festplatten gespeichert, obwohl das Gerät nicht mehr in Verwendung ist. Ihr Partner für Aktenvernichtung sollte daher auch die sichere Vernichtung von Festplatten und elektronischen Medien anbieten.

6. Passwörter, die einfach zu einfach sind

Laut dem Google Cloud Threat Horizons Report 2023 über Datenlecks standen 83% der bestätigten Datenlecks in Zusammenhang mit schwachen, automatisch eingestellten und nie geänderten oder gestohlenen Passwörtern. Die besten Passwörter bestehen aus einer Kombination an Sonderzeichen, Zahlen, Groß- und Kleinbuchstaben. Starke Passwörter sind wichtig für den Datenschutz im Büro.

7. Gestohlene oder verlorene Mobilgeräte

Der Diebstahl vertraulicher Informationen kann in Autos, Büros, Flughäfen, Hotels oder in öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgen. Lassen Sie Ihre Geräte nie unbeaufsichtigt! Aktivieren Sie stets den Passcode. Sorgen Sie auch für regelmäßige Datenbackups. Verwenden Sie außerdem Zweistufen-Authentifizierung für sämtliche Kommunikation mit dem Gerät.

8. Verdächtiges Verhalten einfach ignorieren

Aus einem -Fraudscape-Bericht aus 2024 geht hervor, dass 49% der Betrüger bei der attackierten Firma selbst beschäftigt waren. Unternehmen brauchen also eine ausgefeilte Unternehmenskultur im Zeichen der Sicherheit mit strengen internen Kontrollen und Dataschutz im Büro.

9. Vertrauliche Dokumente aus dem Büro mitnehmen

Vertrauliche Dokumente mitzunehmen ist ebenso einfach wie Dateien in einen ZIP-Ordner herunterzuladen oder per E-Mail zu versenden. Schränken Sie daher den Zugriff ein, sodass nur Personen, die gewisse Daten und Systeme wirklich für ihren Job benötigen, auf sensible Daten zugreifen können. Schützen Sie alle Geräte mit den aktuellsten Versionen der Betriebssysteme und anderen Programmen. Verschlüsseln Sie alle Daten, die versendet werden.

10. Keine Ausbildung

Häufig ist die Ursache für ein Datenleck ein einfacher Fehler eines unserer Mitarbeiter“, so der Konsens gemäß des Berichts über die Nachforschungen über Datenlecks. Sensibilisieren Sie Ihr Team, damit Ihre Mitarbeiter zu Ihrer vordersten Verteidigungsfront werden und bieten Sie laufend Trainings und Schulungen an. Sorgen Sie außerdem durchgehend für eine einfache Möglichkeit der sicheren Aktenvernichtung.

Fangen Sie noch heute damit an, Ihr Unternehmen zu schützen! 

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Shred-it Ihre Unterlagen und Festplatten Datenträger schützt? Bitte kontaktieren Sie uns für einen Kostenvoranschlag oder einen Sicherheitsrisiko-Check.