Aktenvernichtung vor Ort

Sowohl die unsachgemäße Aufbewahrung als auch die Vernichtung Ihrer vertraulichen Daten kann die Wahrscheinlichkeit einer Datenschutzverletzung erhöhen. Eine der besten und sichersten Lösungen ist daher die Inanspruchnahme eines Aktenvernichtungsdienstes vor Ort, um die vertraulichen Daten Ihres Unternehmens, Ihrer Kunden und Ihrer Mitarbeiter zu schützen.

Die Inanspruchnahme eines mobilen Aktenvernichtungsdienstes bietet viele Vorteile. Außerdem ist es wichtig, dass der Dienstleister und seine Vernichtungsprozesse vertrauenswürdig und sicher sind, damit das Risiko einer Datenschutzverletzung minimiert wird und Ihre vertraulichen Daten vertraulich bleiben.

Vorteile der Vor-Ort-Aktenvernichtung

1. Sicherheit der Dokumente: Im Gegensatz zur Entsorgung Ihrer vertraulichen Daten in allgemeinen Recyclingbehältern, in denen Büropersonal und Besucher Ihre vertraulichen Daten möglicherweise sehen könnten, werden Ihre vertraulichen Daten bei der Vernichtung vor Ort in verschlossenen Aktenvernichtungsbehältern (add internal link here to new DE Shredding Container page once live on site) aufbewahrt und anschließend sicher vernichtet.

2. Bequemlichkeit: Diese Methode der Aktenvernichtung Aktenvernichtung vor Ort ist eine bequeme Komplettlösung, die vom Dienstleistungsanbieter organisiert wird - Vom Transport bis zum eigentlichen Schreddervorgang kümmert sich Ihr vertrauenswürdiger Anbieter um alles.

3. Spart Zeit für Mitarbeiter und Unternehmen: Wenn Ihre Mitarbeiter die vertraulichen Daten Ihres Unternehmens vernichten, ist das nicht nur Zeitverschwendung, sondern birgt auch das Risiko menschlicher Fehler, wenn die Dokumente nicht sicher entsorgt werden. Die Vernichtung vor Ort spart den Mitarbeitern und dem Unternehmen Zeit und bietet gleichzeitig mehr Sicherheit für Ihre vertraulichen Daten.

4. Umweltfreundlich: ein weiterer wichtiger Vorteil der mobilen Aktenvernichtung vor Ort ist, dass sie sowohl sicher als auch umweltfreundlich ist. Shred-it arbeitet nur mit Lieferanten zusammen, die das von uns geschredderte Papier recyceln. Dies trägt dazu bei, dass unser gesamter Prozess sicher und umweltfreundlich ist.

5. Der Seelenfrieden des Kunden: Durch die Aktenvernichtung vor Ort haben Sie die Gewissheit, dass Ihre vertraulichen Daten sicher vernichtet werden. In der Regel kommt ein mobiler Aktenvernichter zu Ihrem Arbeitsplatz und stellt Ihnen ein Vernichtungszertifikat aus, so dass Sie sowohl einen physischen als auch einen visuellen Beweis dafür haben, dass Ihre vertraulichen Daten vernichtet wurden.

Was Sie vor der Nutzung der Vor-Ort-Zerkleinerung beachten sollten

Die Vorteile der Vor-Ort-Zerkleinerung bieten viele Vorteile für Unternehmen und Organisationen. Es ist jedoch auch wichtig, dass die folgenden Maßnahmen berücksichtigt werden, bevor Sie Ihre vertraulichen Daten vernichten:

Aufbewahrungsfristen und DSGVO

Bevor Sie über die Inanspruchnahme eines Aktenvernichtungsdienstes vor Ort nachdenken, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und die GDPR-Richtlinien eingehalten haben.

Ein Bericht aus dem Jahr 2023 zeigt, dass nur zwei Drittel der deutschen Unternehmen die DSGVO einhalten. Dies kann zu beträchtlichen Geldstrafen führen und Unternehmen für eine mögliche Datenschutzverletzung anfällig machen.

Durch die Einhaltung der behördlichen Aufbewahrungsfristen und der GDPR-Richtlinien ist es wahrscheinlicher, dass Ihre vertraulichen Daten privat bleiben.

Egal, ob Sie ein Unternehmen oder ein Selbständiger sind, stellen Sie sicher, dass Sie auf dem Laufenden sind und die neuesten Rechtsvorschriften und Leitlinien für Ihre Branche befolgen. Zu den relevanten Dokumenten, die von Privatpersonen und Unternehmen aufbewahrt werden müssen, gehören:

1. Bankunterlagen und Kontoauszüge

2. Steuererklärungen und Aufzeichnungen

3. Buchhaltungsunterlagen, Dokumente, Belege und Rechnungen

4. Gehaltsabrechnungen

5. Kredit- und Darlehensunterlagen

6. Vorräte

7. Verwaltungsberichte

8. Kopien von gesendeten/empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen

Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten am Arbeitsplatz

Um Sie und Ihr Unternehmen bei der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen und der GDPR-Richtlinien zu unterstützen, empfiehlt es sich, eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten am Arbeitsplatz zu erstellen. Diese Art von Richtlinie stellt sicher, dass die wichtigen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden und dass nur relevante Dokumente aufbewahrt werden.

Um Ihre eigene Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten am Arbeitsplatz einzurichten, befolgen Sie einfach die folgenden Schritte:

1. Festlegung von Leitlinien, wie lange bestimmte Arten von Dokumenten aufbewahrt werden müssen.

2. Befolgen Sie die staatlichen Richtlinien und Gesetze sowie Ihre eigenen Richtlinien.

3. Überlegen Sie, welchen Zweck die aufzubewahrenden Dokumente haben.

4. Führen Sie ein sicheres Vernichtungsverfahren ein, z. B. eine Vernichtung vor Ort, um Ihre vertraulichen Informationen zu vernichten.

5. Halten Sie die Aufbewahrungspolitik auf dem neuesten Stand, um den sich ändernden Rechtsvorschriften Rechnung zu tragen.

Mitarbeiterschulung

Eine kürzlich durchgeführte Studie hat ergeben, dass 73% der Datenschutzverletzungen auf menschliches Versagen zurückzuführen sind. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen und Organisationen in Sicherheitsschulungen für ihre Mitarbeiter investieren, damit die Wahrscheinlichkeit, dass vertrauliche Datenmissbraucht werden, sinkt.

Angesichts der Tatsache, dass Datenschutzverletzungen die Unternehmen im Jahr 2021 2024 4,88 Millionen Dollar kosten werden, müssen die Mitarbeiter für die folgenden Aspekte der Datensicherheitsschulung sensibilisiert werden:

1. Die größte Triebkraft für Schulungen zur Datensicherheit ist die Verbesserung des allgemeinen Niveaus der Datensicherheit innerhalb der Organisation.

2. Regelmäßige Schulungen sorgen dafür, dass die Mitarbeiter über die neuesten Datensicherheitspraktiken auf dem Laufenden bleiben, damit vertrauliche Unternehmensdaten sicher bleiben.

3. Die Schulungen müssen sich mit riskanten Arbeitsgewohnheiten befassen, z. B. mit dem Verlust von Laptops oder Telefonen und dem unsachgemäßen Umgang mit Daten.

Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter umfassend geschult sind, können Sie die Aufbewahrungsfristen und die GDPR-Richtlinien einhalten und Ihre vertraulichen Daten durch Vernichtung vor Ort sicher entsorgen.

Sichere Vor-Ort-Vernichtung mit Shred-it

Wenn Sie die oben genannten Ratschläge befolgt haben, können Ihre vertraulichen Daten vor und nach ihrer Entsorgung sicherer sein.

Unsere sichere, lückenlose Aufbewahrungskette verwendet abschließbare Konsolen und Barcodes, die an jedem Berührungspunkt gescannt werden, um die Sicherheit Ihrer vertraulichen Daten weiter zu erhöhen. Anschließend wird das geschredderte Material recycelt, so dass wir alle unseren Teil zum Schutz des Planeten beitragen können.

Wenn Sie weitere Informationen über unseren Aktenvernichtungsdienst vor Ort wünschen, setzen Sie sich bitte noch heute mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie unsere Dienstleistungen Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und Ihre Mitarbeiter schützen können.