Deutschland kehrt an den Arbeitsplatz zurück. Sorgen Sie für eine sichere Wiederaufnahme der Arbeit mit Shred-it

Sorgen Sie für eine sichere Wiederaufnahme der Arbeit mit Shred-it

Jetzt ist es offiziell! Gemäß einer aktuellen Mitteilung der britischen Regierung dürfen Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz zurückkehren. Die lang erwartete Wiederherstellung der persönlichen Zusammenarbeit und natürlich der direkten Teamarbeit ist jetzt Realität.  

Aber die Rückkehr der Mitarbeiter und ihrer Dokumente birgt neue Risiken, vor allem in Bezug auf die Sicherung von vertraulichen Unternehmensunterlagen. 

Erfahren Sie, wie Sie sich die notwendige Zeit nehmen können, um den Arbeitsplatz zu entrümpeln und Richtlinien für das Dokumentmanagement einzuführen. Vertrauliche Informationen werden dadurch geschützt, und eine Rückkehr an den Arbeitsplatz ist auch für die Datensicherheit unbedenklich.

Bitten Sie Mitarbeiter, Dokumente zurückzugeben

Für viele von uns wurde die Fernarbeit seit Beginn der Pandemie zur Normalität. Gerade zu Beginn haben Mitarbeiter vermutlich Dokumente oder Unterlagen mit nach Hause genommen. Im Laufe des vergangenen Jahres wurden viele potenziell vertrauliche Dokumente ausgedruckt und sensible Informationen irgendwo notiert. Trotz bestehender Anweisungen und Richtlinien der Geschäftsführung hat mit der Fernarbeit das Risiko zugenommen, dass diese Dokumente letztlich im Papierkorb landen oder offen herumliegen.

Eine Wiederaufnahme der Büroarbeit ist der beste Zeitpunkt, um Ihre Richtlinien bezüglich Daten und Dokumentmanagement mit dem Team abzustimmen.  Rufen Sie Mitarbeitern in Erinnerung, dass sie potenziell vertrauliche Informationen handhaben, und weisen Sie sie an, die nicht mehr benötigten Geschäftsunterlagen auf sichere Weise zurückzugeben, damit sie sicher entsorgt werden können.

Hierdurch wird vermieden, dass sie verlegt werden oder in die falschen Hände geraten. Auch das Risiko einer Datenschutzverletzung und potenzielle Geldstrafen werden damit minimiert.  Sie können dann die notwendigen Vorkehrungen treffen, damit die Unterlagen gesammelt und sicher entsorgt werden.
 
Aufräumaktion vor dem Arbeitsbeginn im Büro

Sorgen Sie für einen Neuanfang, indem Sie alle nicht länger benötigten Dokumente beseitigen.  Sobald Ihr Büro wieder öffnet, blicken Sie mit neuem Interesse auf Ihre Arbeitsumgebung.  Müssen die Schreibtische aufgeräumt werden? Gibt es Aktenbestände, die schon lange nicht mehr sortiert worden sind?  Ein Entrümpeln und Aufräumen des Arbeitsplatzes signalisiert den Beginn einer neuen, von Datensicherheit geprägten Arbeitsweise.  Bewiesenermaßen sorgt ein aufgeräumter Arbeitsplatz auch dafür, dass die Mitarbeiter sich produktiver, versierter und als Herr der Lage fühlen ¹. Sie schaffen auf diese Weise einerseits eine angenehme und effiziente Arbeitsumgebung, und können andererseits dafür sorgen, dass Richtlinien zum Dokumentenmanagement und letztlich auch die Vorschriften zum Datenschutz eingehalten werden.  

Indem Sie einen einmaligen Schredder-Service bestellen, entrümpeln Sie das Büro, vermeiden Sie potenzielle Datenschutzverletzungen, und sichern Sie die vertraulichen und sensiblen Informationen Ihrer Mitarbeiter, Ihrer Kunden und des ganzen Unternehmens. Das einmalige Schreddern von Shred-it lässt sich auf einfache Weise buchen, und Sie erhalten einen garantiert hochwertigen Kundenservice und ein Höchstmaß an Sicherheit. Das Entrümpeln verläuft schnell und problemlos, und die Rückkehr an den Arbeitsplatz wird so tatsächlich zu einem Neuanfang. 

Schulung der Mitarbeiter

Wenn die Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz zurückkehren, ist es wichtig, dass Sie diese erneut bezüglich der Richtlinien zur Informationssicherheit schulen. Denken Sie auch an neue Mitarbeiter, die das Büro und seine Richtlinien noch nicht kennen. Sie alle müssen unmissverständlich informiert werden, was vertrauliche oder sensible Informationen sind, ganz gleich ob es sich dabei um Informationen zu Mitarbeitern, Kunden oder Geschäftsabläufen handelt. Um eine Datenschutzverletzung und eine Schädigung der Markenreputation bereits im Vorfeld auszuschließen, müssen alle Mitarbeiter einer bewährten Praxis beim Management und bei der Entsorgung von Informationen folgen. Zudem müssen sie wissen, wie und wem sie etwaige Datenschutzverletzungen melden können. 

Durchführung einer Informationssicherheits-Risikobewertung

Ganz entscheidend beim Vermeiden eines Informationssicherheits-Risikos ist das vorherige Verständnis, welche Teile des Unternehmens besonders schützenswert sind. Wenn die Mitarbeiter an den Arbeitsplatz zurückkehren, sollte schon bald darauf eine Informationssicherheits-Risikobewertung durchgeführt werden, um den aktuellen Status der Dokumentensicherheit, des Mitarbeiterbewusstseins und der Schulung zu evaluieren, und die Dokumentenaufbewahrung zu überprüfen. Dabei wird sich zeigen, in welchen Bereichen die Informationssicherheit verbessert oder thematisiert werden muss. Mit unserer schnellen Sicherheits-Selbstbewertung für Büros können Sie und Ihre Mitarbeiter bereits im Vorfeld erkennen, welche Bereiche besonders gefährdet sind. Durch proaktive Maßnahmen zeigen Sie, dass Sie um eine Einhaltung von Datenschutzvorschriften bemüht sind.

Etablieren einer Richtlinie für den aufgeräumten Schreibtisch

Eine Richtlinie für den aufgeräumten Schreibtisch sorgt dafür, dass Ihr Arbeitsplatz professionell aussieht. Zudem ist so gewährleistet, dass vertrauliche Informationen nicht in die falschen Hände geraten und Datenschutzverletzungen vermieden werden.  

Ermutigen Sie die Mitarbeiter, keine Papier auf ihren Schreibtischen herumliegen zu lassen, besonders wenn es sich um sensible Informationen handelt, beispielsweise persönliche Daten wie Kontonummern und betrieblich sensible Daten, aber auch bei allen anderen nicht-essenziellen Dokumenten und Notizen (einschließlich der allgegenwärtigen Haftnotizen). Die Richtlinie sollte auch sensible Informationen auf Computern miteinbeziehen.

Mit der Richtlinie für einen aufgeräumten Schreibtisch sieht das Büro attraktiver, professioneller und effizienter aus; zugleich genügt Ihr Unternehmen damit den gesetzlichen Auflagen. Sie fördert zudem die Organisation und die Produktivität. Zu guter Letzt fühlen sich die Mitarbeiter in einer gut organisierten Umgebung eher Herr der Lage, und auch Ihre Kunden erhalten beim Besuch des Unternehmens einen guten ersten Eindruck.

Einführung einer Richtlinie zum Dokumentenmanagement

In einem Unternehmen stellt das Ein- und Ausgehen von Dokumenten eine geschäftliche Notwendigkeit dar. Mit dem freien Wechsel der Mitarbeiter zwischen Büro und Zuhause wird diese Tendenz vermutlich noch zunehmen. Es scheint deshalb nahezu unmöglich, potenziell vertrauliche Informationen ohne offizielle Vorgehensweisen zu kontrollieren.

Gar zu oft verursachen verlegte und falsch genutzte Papierdokumente folgenschwere Datenschutzverletzungen. Mit Umsetzung einer Richtlinie für Dokumentenmanagement wissen Sie stets, welche Dokumente ins Unternehmen kommen und dieses wieder verlassen, welche Informationen sie enthalten, wer Zugriff darauf hat, und wie lange sie aufbewahrt werden müssen. Damit lässt sich das Risiko einer Datenschutzverletzung erheblich reduzieren.

Im Zweifelsfall: Alles schreddern

Für jedes Unternehmen ist es wichtig, die Mitarbeiter zu schulen und ein Bewusstsein zu entwickeln, was vertrauliche Informationen sind und welche Dokumente besondere Aufmerksamkeit verdienen. Es gibt immer Zweifelsfälle, und ohne eine klare Schredder-Richtlinie verlagern Sie die Entscheidung bezüglich der Entsorgung ihrer Dokumente letztlich auf Ihre Mitarbeiter.  Potenzielle Bedrohungen zu identifizieren und zu entscheiden, welche Dokumente als vertraulich gelten sollen, kann zeitraubend und verwirrend sein – mit allen Risiken, die damit verbunden sind.

Die Einführung einer Alles schreddern-Richtlinie, bei der alle geschäftlichen Unterlagen in einem sicheren und abgesperrten Schrank aufbewahrt und nach Nutzung sicher vernichtet werden, ist die optimale Vorgehensweise, um den Mitarbeitern diese Verantwortung abzunehmen und Risiken von Datenschutzverletzungen auszuschließen. Indem Sie Ihren Mitarbeitern diese Verantwortung abnehmen, reduzieren Sie auch die Fehler durch menschliches Versagen, die immerhin 23 % aller Datenschutzverletzungen ausmachen ².

Partnerschaft mit einem Spezialisten für Informationssicherheit

Um vertrauliche und sensible Informationen auf sichere Weise zu vernichten, sollten Sie eine Partnerschaft mit einem Spezialisten für Informationssicherheit eingehen, der über eine sichere Auftrags- und Lieferkette verfügt und sichere Schredder-Services anbieten kann. Dieses Unternehmen sollte das notwendige Wissen und Know-how mitbringen, um maßgeschneiderte Dokumentenvernichtungs-Services für alle Branchen anzubieten. Zudem sollte nach jeder Schredder-Aktion ein Vernichtungszertifikat ausgestellt werden.

¹ – Quelle: OKA
² – Quelle: Cost of a Data Breach Report 2020